Табличний процесор – це прикладна програма, призначена для обробки даних, поданих у вигляді таблиці.

Документ, створений за допомогою табличного процесора Microsoft Excel, називаэться робочою книгою або просто книгою. Складаэться він з кількох робочих аркушів.

Робочий аркуш містить електронну таблицю – прямокутну сітку з рядків і стовпців, на перетині яких розташовані клітинки. Усі дані електронних таблиць зберігаються саму у клітинках.

Активну клітинку виділено темною прямокутною рамкою – табличний курсором. Якщо на клавіатурі набрати текст і натиснути Enter, то його буде відображено в активній клітинці.

Стовпці на аркуші Excel позначаються латинськими буквати А, В, С , а рядки нумеруються цілими числами.

Адреса клітинки складається з назви стовпця та номера рядка ,на перетині яких її розташовано.

Діапазон – це група клітинок. Адреса прямокутного діапазону записується у такий спосіб: Адреса лівої верхної клітинки : Адреса правої нижньої клітинки.

Для виділення прямокутного діапазону потрібно встановити курсор на його кутову клітинку, потім натиснути ліву кнопку миші і , не відпускаючи її, перемістити курсор вздовж діагоналі до протилежного кута.

2.  Форматування електронних таблиць.

Формат даних визначає спосіб відображення та інтерпретації даних, уведених у клітинки електронної таблиці.

Основними форматами даних у Excel є загальний, числовий, текстовий і відсотковий, а також формати дати та часу.

До параметрів форматування клітинок належать параметри шрифту тексту в клітинках, спосіб його вирівнювання по горизонталі та вертикалі, колір тла клітинок, колір, товщина та стиль контурів їхніх меж.

Усі параметри форматування клітинок і діапазонів можна визначити у вікні Формат клітинок, яке відкривається командою Формат—Клітинки.

Клітинки прямокутного діапазону можна об’єднати, скориставшись (Об’єднати та розмістити в центрі) , що міститься на панелі інструментів.

3. Автоматичне обчислення значень у клітинках.

Формула – це введений до клітинки вираз, що починається з символу «=» . Формула може пов’язувати значення одних клітинок зі значенням інших.

Адреси клітинок та діапазонів, використані у формулі, називається посиланнями.

Для введення у стовпець даних, які повторюються, зручно користуватися засобом автозапавнення:

Щоб заповнити одним числовим або текстовим значенням значенням кілька суміжних клітинок  рядка або стовпця,увідіть це значення в ліву верхню клітинку, установіть курсор на її правому нижньому куті та протягніть маркер авто заповнення над усім діапазоном.

За потреби створити у певному діапазоні прогресію дат і грошових величин із різницею 1 достатньо ввести її перший член та протягнути над діапазоном маркер авто заповнення.

Щоб створити у певному діапазоні прогресію дат або гроших величин із різницею, відмінною від 1, а також будь-яку прогресію чисел, слід ввести два її перші члени, виділити їх протягнути над діапазоном маркер авто заповнення.

4. Використання формул

Під час копіювання формули використані в ній адреси зсуваються на таку саму кількість рядків і стовпців, на яку зсувається сама формула.

Щоб скопіювати формулу в кілька суміжних клітинок рядка або стовпця, слід виділити клітинку, яка її містить, та протягнути над діапазоном маркер авто заповнення.

Посилання, яке змінюється під час копіювання формули у будь-якому напрямку, називається відносним.

Посилання, яке не змінюється у разі копіювання формули у будь-якому напрямку , називається абсолютним.

Посилання, яке під час копіювання формули в одному з напрямків – по горизонталі або вертикалі – змінюється, а під час копіювання в іншому напрямку залишається незмінним називається – мішаним.

Щоб під час копіювання формули певна частина посилання залишалася незмінною, перед нею слід увести символ $.

Посилання на клітинки та діапазони, що містяться на іншому аркушах, записують так: ім’я аркуша!адреса.

5. Діаграми у Microsoft Excel

Графічну форму подання даних називають діаграмою. У вигляді діаграми можна подати набори чисел, грошових сум, відсотків, дат і значень часу.

Діаграми створюються за допомогою майстра діаграм, який запускається кнопкою (Майстер діаграм)

Діапазон вихідних даних – це діапазон клітинок електронної таблиці, який містить дані, що буде відображено на діаграмі у графічному вигляді або у вигляді текстових пояснювальних елементів.

Графічне зображення одного значення називають елементом даних на діаграмі.

Ряд даних являє собою послідовність даних, розташованих в одному рядку або стовпці електронної таблиці і відображуються на діаграмі графічно.

6. Різновиди діаграм та їх форматування

Гістограма, кругова діаграма та графік – діаграми, які використовують найчастіше.

Основними впливаючими на вибір типу діаграми факторами є наявність залежності між числовими величинами, можливість відображення певних часток значень, неперервність зображуваної величини.

Діаграма відображає залежність між двома числовими величинами, напевно має бути чи то гістограмою, чи то графіком.

Для неперервної величини найкращою діаграмою є графік.

Якщо частка значень зображуваної величини у загальній сумі значень є більш важливою,  варто будувати кругову діаграму.

Об’ємну гістограму застосовують у випадку, коли необхідно зобразити залежність однієї величини від двох інших.

Точкову діаграму використовують для виявлення залежності між двома рядками числових дат.

Діаграма складається  з таких елементів: області діаграми, області побудови, ряди даних,  назви, легенди; окрім того вона можне осі категорії і значень, координатну сітку та інші об’єкти.

Щоб задати параметри елемента діаграми, його спочатку потрібно двічі клацнути мишею.

Функції в Excel автоматизує процес обчислення певної величини або значення.

Функцію можна використовувати тільки у формулі, записавши її ім’я та значення аргументів у круглих дужках: ім’я функції(аргументи)

Якщо функція має кілька аргументів, їх розділяють символом крапки з комою ;

Для вибору функції і введення їх у формули використовують діалогове вікно Вставка функції, яке відкривається однойменною кнопкою, розташованою зліва від рядка формул.

Математичні функції Excel реалізують ті ж обчислення, що й відповідні функції в математиці.

Призначення статистичних функцій – обчислення статистичних показників для набору значень

Логічні функції використовують для обробки виразів, значення яких істинні або хибні.

Інформаційні функції застосовують для визначення типу й формату даних, а також наявності помилок у певних клітинках і їх типу.

За допомогою текстових функцій обробляють текстові значення, які ще називають текстовими рядками.

Основне призначення фінансових функцій – обчислення грошових сум, відсотків або термінів виплати за отримані кредити, а також прибутку як результату інвестування.

8.  Автоматизоване вибирання даних із таблиць.

Для вибору значень певного параметра того об’єкта, який задовольняє вказаному користувачем критерію, застосовують функцію GDET(база_даних;поле; критерій).

Для обчислення сумарного, середнього, мінімального або максимального значення певного параметра тих об’єктів, які задовольняють вказаному користувачем критерію, а також для визначення кількості таких об’єктів застосовують відповідно DSUM, DAVERAGE, DMIN, DMAX та DCONT. Вони належать до категорії функцій для роботи з базою.

Критерій відбору об’єктів, що використовується у функціях для роботи з базою даних – це таблиця, у першому рядку якої записують назви параметрів, а в наступному – умови, що накладаються на їхні значення.

Якщо умова, за якою відбираються об’єкти є складеною, то її частини, з’єднані сполучником «і», записуються в одному рядку таблиці критерію, а частини, з’єднані сполучником «або» , - у різних рядках.

9. Фільтрація та сортування

Фільтрацією називають процес вибирання з таблиці рядків, що задовольняють певній умові.

Автофільтр застосовують тоді, коли умова вибору стосується лише одного стовпця або складається з умов щодо значень кількох стовпців, з’єднаних сполучником «і».

За застосування  авто фільтра слід виділити таблицю,виконати команду Дані—Фільтр--- Автофільтр та клацнути кнопку в клітинці з назвою того стовпця, на значення якого наклається умова.

Розширений фільтр використовують тоді, коли частина умови, що стосується різних параметрів, з’єднані сполучником «або» а також коли значення певного параметра мають задовольняти умові, що складається більш ніж двох частин.

Розширений фільтр дає змогу записати критерій відбору рядків у вигляді окремої таблиці.  ЇЇ створюють за тими ж правилами, що й критерій у функціях для роботи з базою даних: умови, з’єднані сполучником «і» , записують в одному рядку критерію, а з’єднані сполучником «або» - у різних.

Умовне форматування полягає в автоматичному наданні клітинкам певного формату залежно від того, істинною чи хибною є певна умова.

Під сортуванням, або впорядкуванням, рядків таблиці розуміють їх розташування у такому порядку, що значення в певному стовпці лише зростатимуть або лише спадатимуть.

Сортування можна здійснювати двома способами: за зростанням та за спаданням. У першому разі на початку таблиці розміщуються найменші значення, у другому – найбільші.

Щоб відсортувати таблицю, її слід виділити, виконати команду Дані—Сортування і в діалоговому вікні Сортування діапазону вказати, за якими параметрами та в якій послідовності впорядкуватимуться рядки таблиці.